Για οποιαδήποτε επιχείρηση, είτε τουριστική είτε παραγωγική είτε εξαγωγική είτε λιανικής ή χονδρικής πώλησης,η βάση και η ορθή λειτουργία έγκειται στις διαδικασίες που θέτει σε όλες τις ενέργειες.
Πολλές εταιρείες “χάνουν” από το πραγματικό τους κέρδος γιατί ή δεν έχουν θέσει σαφείς διαδικασίες ή δεν έχουν. Οι διαδικάσίες βοηθάνε σημαντικά στην οργάνωση,στην υλοποίηση ενεργειών και στον έλεγχο αυτών. Αν δεν υπάρχουν διαδικασίες δεν μπορεί να υπάρξει και συγκεκριμένος έλεγχος. Χωρίς τον έλεγχο δε μπορούμε να ορίσουμε σαφή αποτελεσματικότητα και τελικά το πραγματικό κέρδος.
Εστιάζουμε στο κομμάτι των διαδικασιών και χρειάζεται να δαπανήσουμε χρόνο και χρήμα γιατί:
- Είναι πηγή ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος.
- Μας παρέχει βελτιωμένη πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειαζόμαστε ή επικοινωνούμε
- Δίνει μία ευελιξία και διεύρυνση των ορίων της επιχείρησης
- Αποδομούμε τη λειτουργική δομή της αυστηρής ιεραρχίας και επικεντρωνόμαστε στις συλλογικές διαδικασίες
Γιατί όμως είναι τόσο σημαντικά; Οι επιχειρήσεις που δίνουν αξία στις διαδικασίες και εστιάζουν σε αυτές διακρίνονται από πολλά πλεονεκτήματα όπως είναι:
Η ελεύθερη ροή πληροφοριών προς όλες τις κατευθύνσεις.
Οι αποφάσεις μπορούν να λαμβάνονται από άτομα με εμπειρία,ιδέες και όρεξη χωρίς το στενό πλαίσιο της αυστηρής ιεραρχίας.
Δεν δίνεται έμφαση στις αυστηρές και συνεχείς γραπτές διαδικασίες και τους τύπους.
Ο έλεγχος μπορεί να επιτευχθεί μέσω σχεδιασμού μέσω αντικειμενικών μέτρων σύγκρισης και να μην χαρακτηρίζεται από ακαμψία και αυστηρότητα.
Ενισχύεται το ομαδικό πνεύμα και η συνεργασία.
“Διαχείριση επιχειρησιακών διαδικασιών” -Παναγιώτου,Ευαγγελόπουλος,Κατημερτζόγλου-Εκδ.Κλειδάριθμος,2013,Αθήνα
Η δομή και ο τρόπος των διαδικασιών ορίζεται με τον ίδιο τρόπο σε όλες τις επιχειρήσεις και οργανισμούς. Πιο συγκεκριμένα στο ξενοδοχειακό τομέα, οι διαδικασίες είναι περισσότερο λειτουργικού περιεχομένου. Όλα τα τμήματα χρειάζεται και πρέπει να ορίζονται από συγκεκριμένες διαδικασίες που κοινοποιούνται και ακολουθούνται από όλο το προσωπικό. Από τον υψηλότερα στην ιεραρχία έως και την βάση αυτής.
Λίγα παραδείγματα…
Στο τμήμα υποδοχής χρειάζονται διαδικασίες που αφορούν τα grooming standards,τρόπος υποδοχής και συνδιαλαγής με τον πελάτη, διαδικασία παραλαβής-παράδοσης με την προηγούμενη και επόμενη βάρδια,διαδικασία διεκπαιρέωσης παραπόνων κά.
Στο τμήμα F&B χρειάζονται διαδικασίες που αφορούν τα grooming standards,λεξιλόγιο και τρόπος επικοινωνίας με τους πελάτες,διαδικασία στρωσίματος τραπεζιών αλλά και συλλογή χρησιμοποιούμενων σκευών από το τραπέζι του πελάτη,διαδικασία μεριδοποίησης και κατανομής στον μπουφέ,εξοπλισμός που χρησιμοποιούμε εντός κουζίνας και τρόπος διάθεσης των πιάτων κά.
Ελάχιστα είναι τα παραπάνω παραδείγματα που χρειάζεται να έχουν όλα τα τμήματα για να μεταφέρεται ορθά η πληροφορία της αναμενόμενης λειτουργίας και ποιότητας προς όλες τις κατευθύνσεις εργαζομένων. Επίσης έτσι διασφαλίζονται και ποιοτικά standards που εξασφαλίζουν παράλληλα στον πελάτη σιγουριά και ασφάλεια για το προϊόν που έχει επιλέξει.
Το άρθρο υπογράφει η ομάδα της Touristhings.gr
*Για ερωτήσεις, σχόλια και προτάσεις επικοινωνήστε μαζί μας στο info@touristhings.gr!
