Room Division Management: Οι αρμοδιότητες

Ο διοίκηση του τομέα δωματίων είναι το πλέον σημαντικότερο τμήμα- τομέας μιας ξενοδοχειακής μονάδας, οποιουδήποτε μεγέθους, αν σκέφτουμε ότι το κύριο προϊόν πώλησης είναι τα δωμάτια.

Ο Room Division Manager, όπως ήδη έχουμε αναφέρει σε προηγούμενο άρθρο, έχει ένα κρίσιμο ρόλο με πολλαπλά καθήκοντα. Όχι μόνο διαχειρίζεται το τμήμα της υποδοχής, αλλά και μία πληθώρα άλλων τμημάτων που συμβάλουν στην συνοχή και αποτελεσματικότητα που φαίνεται και χρειάζεται για τον πελάτη.

Η διάρθωση του τομέα μπορεί να διαφέρει από κατάλυμα σε κατάλυμα δεδομένου ότι συνυπολογίζουμε το μέγεθος, τη γεωγραφική περιοχή, την οργανωτική δομή και τη πολιτική του κάθε ξενοδοχείου.

Παρόλ’αυτά όμως, υπάρχει ένα γενικό πλάνο συγκρότητησης για να αποτυπώνονται και ιεραρχόνται ορθά τα καθήκοντα του Room Division Manager. Με αυτόν τον τρόπο, έχουμε τη δυνατότητα να το αναδιαμορφώνουμε ανάλογα με τις ανάγκες μας.

Υποδοχή – Reception – Front Office

Οι κύριες αρμοδιότητες του τμήματος υποδοχής είναι παροχή υπηρεσιών φιλοξενίας και πληροφοριών, η πώληση δωματίων, η τήρηση λογαριασμών πελατών καθώς και αρχείου στατιστικών αναφορών. Συνήθως καλύπτει και το τηλεφωνικό κέντρο.

Η υποδοχή είναι το τμήμα αναφοράς για κάθε πελάτη που μπαίνει και βγαίνει από το ξενοδοχείο για οτιδήποτε χρειαστεί και έχει ανάγκη από την άφιξη έως και την αναχώρησή του.

Κρατήσεις – Reservation

Οι κύριες αρμοδιότητες του τμήματος κρατήσεων είναι η παραλαβή, επεξεργασία και διεκπεραίωση της κράτησης δωματίων, η τήρηση αρχείων κρατήσεων δωματίων και η έκδοση αναφοράς αντίστοιχα.

Πολλά ξενοδοχεία, μεγαλύτερης χωρητικότητας κυρίως, έχουν και ξεχωριστές θέσεις σχετικά με, τόσο τις κρατήσεις συνεδρίων και εκδηλώσεων που περιλαμβάνουν και πώληση δωματίων όσο και, ομαδικές κρατήσεις – groups που περιλαμβάνουν μεγάλο αριθμό ζητούμενων δωματίων.

Τμήμα Ορόφων – Housekeeping

Οι κύριες αρμοδιότητες του τμήματος ορόφων είναι ο καθαρισμός δωματίων και κοινόχρηστων χώρων καθώς και η επιθεώρηση αυτών από την Προϊσταμένη Ορόφων, η συνεχής επικοινωνία με την υποδοχή για ενημέρωση σχετικά με την κατάσταση και διαθεσιμότητα δωματίων και η διαχείριση ιματισμού και υλικών καθαριότητας.

Ένστολες Υπηρεσίες

Οι ένστολες υπηρεσίες στα ξενοδοχεία είναι αυτές των grooms, doormen και του τμήματος concierge.

To concierge παρέχει πληροφορίες και οδηγίες στους πελάτες, συντονίζει τις ενέργειες για τη μεταφορά των αποσκευών του πελάτη στο δωμάτιο και εξασφαλίζει εισιτήρια και κρατήσεις για εξωτερικές δραστηριότητες των πελατών όπου ζητηθεί. Πολλές φορές βέβαια, οι αρμοδιότητες αυτές καλύπτονται είτε από το τμήμα της υποδοχής είτε από το Guest Relation.

Οι Grooms είναι υπεύθυνοι για την ασφαλή μεταφορά των αποσκευών των πελατών στα δωμάτια και ελέγχουν το χώρο της υποδοχής- lobby.

Οι Doormen – Θυρωροί Εισόδου εποπτεόυν την εξωτερική είσοδο του ξενοδοχείου, τη διαδικασία μεταφοράς αποσκευών από την είσοδο προς την αίθουσα αναμονής και μεριμνά για τη παραλαβή των αυτοκινήτων, όπου χρειάζεται, και την ασφαλή φύλαξη κλειδιών. Τέλος, αν χρειάζεται, ελέγχει και ρυθμίζει την κυκλοφορία των οχημάτων στην είσοδο του ξενοδοχείου.

Συντήρηση – Maintenance

Οι αρμοδιότητες του τμήματος συντήρησης είναι η διατήρηση σε καλό επίπεδο της εσωτερικής και εξωτερικής εμφάνισης του καταλύματος, διασφάλιση καλής λειτουργίας των εγκαταστάσεων και έλεγχος – διασφάλιση της λειτουργίας και συντήρησης του ηλεκτρο-μηχανολογικού εξοπλισμού του ξενοδοχείου.

Ασφάλεια- Security

Οι κύριες αρμοδιότητες του τμήματος ασφάλειας του ξενοδοχείου είναι ο έλεγχος κίνησης του ξενοδοχείου, η επόπτευση του χώρου για τυχόν κλοπές και η διαχείριση του ηλεκτρονικού συστήματος πρόσβασης στα δωμάτια και στα διάφορα τμήματα, έλεγχος κλειστού κυκλώματος παρακολούθησης (εφόσον υπάρχει) και διαχείριση περιπτώσεων εκτάκτου ανάγκης.

Βέβαια, όπως ήδη έχουμε αναφέρει, το συγκεκριμένο τμήμα συνήθως απαρτίζεται από εξωτερικούς συνεργάτες ή ανάλογα με την πολιτική του ξενοδοχείου, μπορεί και να μην υπάρχει.

Το άρθρο υπογράφει η ομάδα της Touristhings.gr

*Για ερωτήσεις, σχόλια και προτάσεις επικοινωνήστε μαζί μας στο info@touristhings.gr!