fbpx
TourisThings.GR > Home Blog TourisThings > Λειτουργία Ξενοδοχείου > Διαδικασία προετοιμασίας συνεδρίων

Ο συνεδριακός τουρισμός είναι μία επικερδής μορφή τουρισμού για όλη την εμπλεκόμενη αλυσίδα παραγωγής.

Υπάρχουν πολλά είδη συνεδρίων και πολλοί εμπλεκόμενοι διοργανωτές.

Σημαντικό για την επιτυχία ενός συνεδρίου είναι η διαδικασία της προετοιμασίας του.

Κατά πλειοψηφία, τα συνέδρια και λοιπές συναντήσεις (meetings) πραγματοποιούνται σε μεγάλους ανεξάρτητους χώρους ή ξενοδοχεία με ειδικούς διαμορφωμένους χώρους για αντίστοιχες υπηρεσίες.

Οι περισσότεροι χώροι ή ξενοδοχεία που φιλοξενούν τέτοιες διοργανώσεις έχουν και ξεχωριστό τμήμα πωλήσεων και λειτουργίας των συνεδρίων το λεγόμενο banquet department (ή confernence dpt).

Πάμε να δούμε πιο αναλυτικά στο συγκεκριμένο άρθρο ποιες είναι οι διαδικασίες προετοιμασίας ενός συνεδρίου από τη μεριά του διοργανωτή.

Όλες οι δραστηριότητες που προηγούνται της διεξαγωγής του συνεδρίου είναι πολύ σημαντικές. Μόνο όταν προσεγγίζονται συνολικά και πραγματοποιούνται μεθοδικά οι δραστηριότητες μπορούμε να εγγυηθούμε ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα.

Η προετοιμασία ενός συνεδρίου περιλαμβάνει τις ακόλουθες ενέργειες:

α. Προγραμματισμός και κατανόηση περιεχομένου συνεδρίου.

Χρειάζεται να κατανοήσουμε πλήρως το θέμα του συνεδρίου, το λόγο ενδιαφέροντος παρακολούθησής του, τον αριθμό συμμετεχόντων αλλά και το είδος αυτών.

β. Επιλογή ημερομηνιών και τόπος συνεδρίου.

Ο καθορισμός των κατάλληλων ημερομηνιών αλλά και της τοποθεσίας χρειάζεται να γίνει πολύ νωρίτερα. Συνήθως τα μεγάλα συνέδρια – σε αριθμό συμμετεχόντων- διοργανώνεται ένα χρόνο πριν ή και περισσότερο.

Οφείλουμε να προσδιορίσουμε ακόμα τη διάρκεια του και ανάλογα αναζητούμε τον κατάλληλο χώρο με τις ανάλογες ανάγκες που πρέπει να καλύψουμε και τις διευκολύνσεις. Για παράδειγμα, αν πρόκειται για διεθνές και σχετικά σύντομο συνέδριο θα ήταν προτιμότερο ένα ξενοδοχείο κοντά σε αεροδρόμιο.

γ. Προϋπολογισμός συνεδρίου

Ο οικονομοτεχνικός προσδιορισμός μιας διοργάνωσης συνεδρίου είναι εξίσου σημαντικός κατά την προετοιμασία. Ίσως σημαντικότερος έτσι ώστε να βελτιστοποιήσουμε την επιλογή τόπου συνεδρίου και τις παροχές προς τους συνέδρους.

Πρέπει να διαχωρίσουμε τα έσοδα και τα έξοδα και, φυσικά, να τα καταγράψουμε διεξοδικά.

Ορισμένες από τις πηγές εσόδων είναι το δικαίωμα εγγραφής, οι επιχορηγήσεις από οργανισμούς ή χορηγούς επικοινωνίας, εκπτώσεις στο σύνολο των υπηρεσιών του παρόχου διεξαγωγής συνεδρίου όπως πχ. το ξενοδοχείο.

Αντίστοιχα, πιθανές πηγές εξόδων είναι μίσθωση χώρων, εξοπλισμού, διαμονή, έξοδα μετακίνησης, έξοδα προσωπικού όπως η γραμματεία, το κοινωνικό πρόγραμμα που συνοδεύει το συνέδριο και πιθανά απρόοπτα όπως πχ. δώρα στους συνέδρους.

δ. Οργάνωση δραστηριοτήτων

Η διοργάνωση συνεδρίων δεν περιλαμβάνει μόνο ότι πραγματοποιείται κατά τη διάρκεια του, αλλά και όλες τις υπόλοιπες δραστηριότητες που το “συνοδεύουν”.

Ορισμένες από αυτές τις δραστηριότητες είναι το πρόγραμμα εργασιών για το συνέδριο, κοινωνικές εκδηλώσεις όπως τα γεύματα στα διαλείμματα (coffee breaks) ή κοκτέιλ πάρτυ, εκδρομές και περιηγήσεις πριν ή μετά το συνέδριο.

ε. Διάρθωση και διαδικασίες εργασιών συνεδρίου

Με την έννοια διάρθωση συνεδρίου εννοούμε τι περιλαμβάνει αυτό όπως πχ. ολομέλειες και workshops αλλά και τον τρόπο που θα πραγματοποιηθούν. Επίσης οφείλουμε να καταγράψουμε όλο το πλάνο των ανθρώπων που θα συμμετέχουν καθώς και τον τρόπο όπως πχ. την οργανωτική επιτροπή, τη γραμματεία, τη προεδρία.

Ακόμη, στις διαδικασίες εργασιών που πρέπει να λάβουμε υπόψιν υπάγονται τα ακόλουθα: φάκελος συνέδρου, διαφημιστικές καμπάνιες, συμφωνίες κράτησης και προσκλήσεις.

στ. Κατάλογος συνέδρων, οργάνωση χώρου διεξαγωγής και διαφήμιση συνεδρίου

Ιδιαίτερα σημαντικό στάδιο της προετοιμασίας ενός συνεδρίου είναι η σύνταξη του καταλόγου συνέδρων. Αποτελεί μία πρώτη εικόνα της συμμετοχής και μπορεί να οργανωθεί καλύτερα η αποστολή των προκλήσεων και τα postal reply cards που βοηθούν και στις κρατήσεις δωματίων.

Τα απαραίτητα στοιχεία που χρειάζονται να γνωστοποιούνται στον κατάλογο συνέδρων είναι τα ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, τηλέφωνο, ημερομηνία και ώρα άφιξης, αριθμός συνοδών, ειδικές απαιτήσεις κ.ά

Επίσης, οφείλουμε να διευθετήσουμε τον τρόπο διεξαγωγής συνεδρίου στο χώρο, δηλαδή τη διάταξη του, που συνήθως είναι και βασικός παράγοντας για την επιλογή του χώρου.

Τέλος, το σημαντικότερο είναι η πώλησή του που πραγματοποιείται μέσω διαφήμισης και συναφών ενεργειών μάρκετινγκ, αν δεν αφορά έναν συγκεκριμένο επιστημονικό χώρο που συνήθως η διαφήμιση γίνεται εσωτερικά από τους οργανισμούς.

Το άρθρο υπογράφει η ομάδα της TourisThings.gr

Δείτε ακόμα:

One thought on “Διαδικασία προετοιμασίας συνεδρίων

Αφήστε μια απάντηση

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *