Πιο πρόσφατα άρθρα

    Το “ΕΥ ΖΗΝ”Απριλίου δίνει ιδέες στα ξενοδοχεία

    15 Απριλίου, 2022

    5+1 λάθη στα βιογραφικά του κλάδου της εστίασης

    15 Απριλίου, 2022

    Η Ποντιακή κουζίνα “εισβάλει” στα μενού ξενοδοχείων

    22 Μαρτίου, 2022
    Facebook Twitter Instagram
    Trending
    • Το “ΕΥ ΖΗΝ”Απριλίου δίνει ιδέες στα ξενοδοχεία
    • 5+1 λάθη στα βιογραφικά του κλάδου της εστίασης
    • Η Ποντιακή κουζίνα “εισβάλει” στα μενού ξενοδοχείων
    Facebook Instagram LinkedIn
    TourisThings.GRTourisThings.GR
    • Home
    • Τουρισμός στην Ελλάδα
      1. Γενικά άρθρα
      2. Δελτία Τύπου/Μελέτες
      3. View All

      10 Trends για τα ξενοδοχεία του 2021

      9 Δεκεμβρίου, 2020

      Ποια είναι η πρώτη αγροτουριστική μονάδα;

      21 Νοεμβρίου, 2020

      Η φιλοσοφία του Marriott είναι “γόνιμη” στην Ελλάδα;

      7 Οκτωβρίου, 2020

      Cesar Ritz,ο δημιουργός των αρχών της φιλοξενίας

      29 Σεπτεμβρίου, 2020

      Το “ΕΥ ΖΗΝ”Απριλίου δίνει ιδέες στα ξενοδοχεία

      15 Απριλίου, 2022

      Hotel Gnosis:Σεμινάρια Ξενοδοχειακών Επιχειρήσεων

      18 Φεβρουαρίου, 2022

      Η Workathlon διοργανώνει τις πρώτες Υβριδικές Ξενοδοχειακές Ημέρες Καριέρας!

      14 Ιανουαρίου, 2022

      Η Workathlon σε εκστρατεία χρηματοδότησης του Seedblink

      17 Δεκεμβρίου, 2021

      Το “ΕΥ ΖΗΝ”Απριλίου δίνει ιδέες στα ξενοδοχεία

      15 Απριλίου, 2022

      Hotel Gnosis:Σεμινάρια Ξενοδοχειακών Επιχειρήσεων

      18 Φεβρουαρίου, 2022

      Η Workathlon διοργανώνει τις πρώτες Υβριδικές Ξενοδοχειακές Ημέρες Καριέρας!

      14 Ιανουαρίου, 2022

      Ψηφιακοί νομάδες στην Ελλάδα

      12 Ιανουαρίου, 2022
    • Λειτουργία ξενοδοχείων
      • Front Office
      • Food and Beverage
      • Housekeeping
      • Λοιπά τμήματα
      • Ανθρώπινο Δυναμικό
    • Πωλήσεις και Μάρκετινγκ
      • Στρατηγική Πωλήσεων
      • Στρατηγική Μάρκετινγκ
      • Digital Marketing
    • Στρατηγική ξενοδοχείων
      • Εργαλειοθήκη Ξενοδοχείων
      • Business plan
    • Προτάσεις
      1. Βιβλία για τον τουρισμό
      2. Γίνομαι καλύτερος
      3. Ιστοσελίδες για τον τουρισμό
      4. View All

      E-Tourism από τον Γιάννη Πρωτοπαπαδάκη

      9 Μαρτίου, 2022

      55 Πρακτικές Μάρκετινγκ για μικρά ξενοδοχεία

      5 Ιανουαρίου, 2022

      Cooking@Home: Μαγειρεύοντας έξυπνα για το σπίτι

      1 Δεκεμβρίου, 2021

      Hotel Concierge: To βιβλίο του επαγγελματία

      5 Νοεμβρίου, 2021

      Ημερολόγια 2022 μόνο για ξενοδοχοϋπαλλήλους

      28 Δεκεμβρίου, 2021

      Ιστορίες Ξενοδοχοϋπαλλήλων…

      27 Αυγούστου, 2021

      Τουριστικές σπουδές στο μηχανογραφικό μου

      16 Ιουνίου, 2021

      Η θετική σκέψη δημιουργεί καλές σχέσεις με τους πελάτες

      8 Ιουλίου, 2020

      Hospitality Ambassadeurs, οι πρεσβευτές της φιλοξενίας

      15 Νοεμβρίου, 2021

      Η Hoteltraining είναι στον “αέρα”.Έτοιμος να πετάξεις μαζί της;

      20 Οκτωβρίου, 2020

      E-Tourism από τον Γιάννη Πρωτοπαπαδάκη

      9 Μαρτίου, 2022

      55 Πρακτικές Μάρκετινγκ για μικρά ξενοδοχεία

      5 Ιανουαρίου, 2022

      Ημερολόγια 2022 μόνο για ξενοδοχοϋπαλλήλους

      28 Δεκεμβρίου, 2021

      Cooking@Home: Μαγειρεύοντας έξυπνα για το σπίτι

      1 Δεκεμβρίου, 2021
    • Newsletter
    TourisThings.GRTourisThings.GR
    Αρχική » Συνέδρια σε ξενοδοχείο: Ποιες οι διαδικασίες;
    Λειτουργία ξενοδοχείων

    Συνέδρια σε ξενοδοχείο: Ποιες οι διαδικασίες;

    27 Δεκεμβρίου, 2020Updated:14 Σεπτεμβρίου, 20214 Mins Read
    Share
    Facebook Twitter LinkedIn Email

    Τα συνέδρια και οι λοιπές συναντήσεις είναι μία μεγάλη πηγή κέρδους και κρατήσεων για τα ξενοδοχεία. Ποιες είναι οι διαδικασίες για ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα;

    Αρχικά να αναφέρουμε ότι το τμήμα εκδηλώσεων και συνεδρίων σε ένα ξενοδοχείο συνήθως δημιουργείται σε μεγαλύτερα ξενοδοχεία ή αλυσίδες. Το τμήμα ονομάζεται banquet ή event ή conference department. Πρόκειται για ένα ξεχωριστό τμήμα που συνδέει το τμήμα πωλήσεων με το τμήμα διαχείρισης δωματίων και κρατήσεων.

    Οι τύποι συνεδρίων και εκδηλώσεων είναι διάφορες. Όλες όμως μπορούν να διεξαχθούν στο χώρο ενός ξενοδοχείου, σύμφωνα με τις απαραίτητες προδιαγραφές που ορίζει ο διοργανωτής.

    Ποιες είναι οι διαδικασίες όμως που πρέπει να κάνει το ξενοδοχείο πριν , κατά τη διάρκεια και μετά την εκδήλωση;

    Διαδικασία 1: Σύνταξη προσφοράς μετά από ζήτηση.

    Η ζήτηση είναι η ανάγκη του διοργανωτή και η προσφορά αυτό που μπορεί να προσφέρει το ξενοδοχείο για τις ανάγκες του διοργανωτή. Ο διοργανωτής, δηλαδή, στέλνει ένα αίτημα σχετικά με ημερομηνίες, διάρκεια, άτομα και συναφείς δραστηριότητες που επιθυμεί για τη διεξαγωγή του συνεδρίου-εκδήλωσης. Από τη μεριά του το ξενοδοχείο απαντά στις ανάγκες που μπορεί να καλύψει, με ποιον τρόπο και άλλες πιθανές επιπλέον εξυπηρετήσεις που μπορεί να προσφέρει.

    Διαδικασία 2: Διερεύνηση χώρου

    Στη συνέχεια ακολουθεί το λεγόμενο inspection του διοργανωτή (είτε είναι πράκτορας είτε κάποια εταιρεία είτε ιδιωτής). Ουσιαστικά γίνεται επί τόπου διευρεύνηση του χώρου για να αποφασίσει διοργανωτής και ξενοδοχείο αν καλύπτονται και στη πραγματικότητα οι ανάγκες ποσοτικά και ποιοτικά που έχουμε θέσει. Συνήθως τότε καταλήγουμε και σε μια πρώτη συμφωνία διεξαγωγής του συνεδρίου – εκδήλωσης στο χώρο του ξενοδοχείου.

    Διαδικασία 3: Άτομα επικοινωνίας

    Υποχρεωτικά, για να κρατήσουμε επαφή αλλά και να έχουμε διαρκώς επικοινωνία με τον πελάτη μας -πλέον- ορίζουμε τα άτομα επικοινωνίας που οφείλουν να έχουν επικοινωνία αμφίφρομα. Το ένα άτομα επικοινωνίας (συνήθως σε μεγάλα ξενοδοχεία είναι από το τμήμα πωλήσεων) επικοινωνεί για να ξεκαθαρίσει ότι εκκρεμότητες υπάρχουν και λεπτομέρειες. Για παράδειγμα ο αριθμός δωματίων και ο τύπος δωματίων που πιθανά χρειάζεται ο πελάτης.

    Το άλλο άτομα επικοινωνίας, που είναι και το πλέον σημαντικό, είναι από το τμήμα εκδηλώσεων του ξενοδοχείου γιατί ουσιαστικά είναι αυτό που διευθετεί στη ουσία το όλο project. Το άτομο αυτό ουσιαστικά είναι που μπορεί να αυξήσει πρακτικά και το συνολικό έσοδο από την συγκεκριμένη συμφωνία.

    Διαδικασία 4: Η συμφωνία

    Ο υπεύθυνος από το τμήμα εκδηλώσεων του ξενοδοχείου, και μάλλον το άτομο επικοινωνίας που έχει οριστεί, οφείλει να στείλει μία ολοκληρωμένη προσφορά – συμφωνία. Αυτή πρέπει να συμφωνηθεί και να υπογραφεί για να καταχωρηθεί και να αρχίσουν και οι τυπικές διαδικασίες μεταξύ των συναλλασσόμενων.

    Η συμφωνία περιλαμβάνει τις συμφωνηθείσες τιμές, του επιλεγμένους χώρους, τον αριθμό και το είδος γευμάτων, τα άτομα που συμμετέχουν καθώς και ότι αφορά τις κρατήσεις δωματίων. Ακόμη περιλαμβάνει τα coffee breaks ή επιπλέον εκδηλώσεις όπως πχ. Gala Dinner ή διοργάνωση επίσκεψης σε εξωτερικό χώρο. Συγκεκριμένα, για εξωτερικές δραστηριότητες, το ξενοδοχείο μπορεί να συνεργαστεί με κάποιο τοπικό γραφείο που γνωρίζει το είδος και θα θα εξασφάλιση την καλύτερη δυνατή παροχή, τις μεταφορές κτλ.

    Τέλος, οφείλουμε να συμπεριλάβουμε λοιπές απαιτήσεις του πελάτη, όπως είναι το late check out ή φύλαξη αποσκευών σε ξεχωριστό χώρο πριν την αναχώρηση ή λήξη της εκδήλωσης.

    Διαδικασία 5: Ο συντονιστής

    Στην έναρξη, κατά τη διάρκεια και μέχρι τη λήξη του συνεδρίου – εκδήλωσης υπάρχει ένα άτομο που συντονίζει διοργανωτές και ξενοδοχείου άμεσα.

    Ο conference coordinator ή banquet coordinator (ή οποιοδήποτε τίτλο δίνει το ξενοδοχείο στον εκάστοτε άνθρωπο με αυτά τα καθήκοντα) είναι ο άνθρωπος- κλειδί που επικοινωνεί με όλους και “τρέχει” όλο το συνέδριο. Όλες οι λεπτομέρειες περνάνε από αυτόν για να υπάρχει άμεσα μία λύση.

    Ειδικές απαιτήσεις που υπάρχουν για το μενού όπως πχ. vegan menu δίνεται άμεσα από τον συντονιστή στον chef, αλλαγές στα δωμάτια ή αύξηση κρατήσεων δίνεται άμεσα από τον συντονιστή στον Room Division Manager, τεχνικά προβλήματα που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης λύνονται άμεσα με επέμβαση του συντονιστή.

    Όπως καταλαβαίνουμε λοιπόν, ο ρόλος είναι απαιτητικός και ο άνθρωπος ευρυματικός και επικοινωνιακός. Απαιτείται να είναι εκεί παρών καθ’όλη τη διάρκεια και σαφώς να διατηρεί την άψογη συνεργασία – αν μπορεί- και για το επόμενο συνέδριο – εκδήλωση.

    Χρήσιμοι σύνδεσμοι:

    Σύνδεσμος Ελλήνων Επαγγελματιών Οργανωτών Συνεδρίων – HAPCO

    Τα συνεδριακά κέντρα των Αθηνών – εκτός των ξενοδοχείων

    Όμιλοι ξενοδοχείων που ξεχωρίζουν για τις συνεδριακές τους εγκαταστάσεις

    Το άρθρο υπογράφει η ομάδα της TourisThings.gr

    *Για ερωτήσεις, σχόλια και προτάσεις επικοινωνήστε μαζί μας στο info@touristhings.gr!

    Share. Facebook Twitter LinkedIn WhatsApp Tumblr Email Pinterest

    Related Posts

    Business plan

    Οικονομική διαχείριση ξενοδοχείων: Δίνουμε την απαιτούμενη προσοχή;

    26 Ιανουαρίου, 20225 Mins Read
    Λοιπά τμήματα

    Γιατί είναι σημαντικός ο Concierge σε ένα ξενοδοχείο;

    19 Ιανουαρίου, 20224 Mins Read
    Food and Beverage

    Τα πιο χρήσιμα food and beverage tips

    12 Οκτωβρίου, 20215 Mins Read

    Leave A Reply Cancel Reply

    Γρήγορη Αναζήτηση στη TourisThings
    • Newsletter
    • Αρχική Σελίδα TourisThings.gr
    • Όροι Χρήσης
    • Πολιτική Απορρήτου
    ΑΧΡΗΣΤΗ (ΧΡΗΣΙΜΗ) ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ
    Stay In Touch
    • Facebook 3.8K
    • Instagram 157
    • LinkedIn 135
    ΠΡΟΣΦΑΤΑ ΑΡΘΡΑ

    Το “ΕΥ ΖΗΝ”Απριλίου δίνει ιδέες στα ξενοδοχεία

    15 Απριλίου, 2022

    5+1 λάθη στα βιογραφικά του κλάδου της εστίασης

    15 Απριλίου, 2022

    Η Ποντιακή κουζίνα “εισβάλει” στα μενού ξενοδοχείων

    22 Μαρτίου, 2022

    To Housekeeping πέρα από το στρώσιμο κρεβατιού

    14 Μαρτίου, 2022
    Λίγα λόγια για εμάς
    Λίγα λόγια για εμάς

    Είμαστε μια μικρή ομάδα από το χώρο των ξενοδοχείων και του τουρισμού που με μεράκι δημιουργήσαμε μια "πηγή" πληροφοριών και εμπειρίας για εργαζόμενους, στελέχη και ιδιοκτήτες ξενοδοχείων! Περιμένουμε τα σχόλια και τις προτάσεις σας!

    Δεχόμαστε συνεργασίες και διαφημίσεις!

    Email: info@touristhings.gr
    Επικοινωνία: +30 69 45 31 23 66

    Facebook Instagram LinkedIn
    Πρόσφατα άρθρα

    Το “ΕΥ ΖΗΝ”Απριλίου δίνει ιδέες στα ξενοδοχεία

    15 Απριλίου, 2022

    5+1 λάθη στα βιογραφικά του κλάδου της εστίασης

    15 Απριλίου, 2022

    Η Ποντιακή κουζίνα “εισβάλει” στα μενού ξενοδοχείων

    22 Μαρτίου, 2022
    • Facebook 3.8K
    • Instagram 157
    • LinkedIn 135
    Σελίδες
    • Newsletter
    • Αρχική Σελίδα TourisThings.gr
    • Όροι Χρήσης
    • Πολιτική Απορρήτου
    Facebook Instagram LinkedIn
    • Αρχική σελίδα
    • NEWSLETTER
    © 2023 TourisThings.gr. Designed by NextBigProject.

    Type above and press Enter to search. Press Esc to cancel.

    Πολιτική Cookies
    Χρησιμοποιούμε cookies και άλλες παρόμοιες τεχνολογίες για την ορθή λειτουργία του ιστοτόπου. Με την συγκατάθεσή σας θα χρησιμοποιήσουμε cookies για την ανάλυση της επίδοσής του και για λόγους προώθησης προβάλλοντας εξατομικευμένες διαφημίσεις . Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα Cookies, παρακαλούμε επισκεφτείτε την Πολιτική Cookies . Πατώντας «Αποδέχομαι», συναινείτε στη χρήση όλων των cookies. Πατώντας «Δεν αποδέχομαι», απορρίπτετε την χρήση όλων των μη απαραίτητων cookies. Για να επιλέξετε τις κατηγορίες Cookies που επιθυμείτε, πατήστε «Ρυθμίσεις cookies». Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή.
    Do not sell my personal information.
    ΡυθμίσειςΑποδοχήΑποδοχή όλων
    Πολιτική Cookies

    Privacy Overview

    This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these cookies, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may have an effect on your browsing experience.
    Necessary
    Always Enabled
    Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. This category only includes cookies that ensures basic functionalities and security features of the website. These cookies do not store any personal information.
    Functional
    Functional cookies help to perform certain functionalities like sharing the content of the website on social media platforms, collect feedbacks, and other third-party features.
    CookieDurationDescription
    na_id1 year 1 monthThe na_id is set by AddThis to enable sharing of links on social media platforms like Facebook and Twitter.
    na_rn1 monthThe na_rn cookie is used to recognize the visitor upon re-entry. It allows to record details on user behaviour and facilitate the social sharing function provided by Addthis.com.
    na_sc_e1 monthThe na_sc_e cookie is used to recognize the visitor upon re-entry. It allows to record details on user behaviour and facilitate the social sharing function provided by Addthis.com.
    na_sr1 monthThe na_sr cookie is used to recognize the visitor upon re-entry. It allows to record details on user behaviour and facilitate the social sharing function provided by Addthis.com.
    na_srp1 minuteThe na_srp cookie is used to recognize the visitor upon re-entry. It allows to record details on user behaviour and facilitate the social sharing function provided by Addthis.com.
    na_tc1 year 1 monthThe na_tc cookie is used to recognize the visitor upon re-entry. It allows to record details on user behaviour and facilitate the social sharing function provided by Addthis.com.
    ouid1 year 1 monthAssociated with the AddThis widget, this cookie helps users to share content across various networking and sharing forums.
    Performance
    Performance cookies are used to understand and analyze the key performance indexes of the website which helps in delivering a better user experience for the visitors.
    CookieDurationDescription
    d3 monthsQuantserve sets this cookie to anonymously track information on how visitors use the website.
    Analytics
    Analytical cookies are used to understand how visitors interact with the website. These cookies help provide information on metrics the number of visitors, bounce rate, traffic source, etc.
    CookieDurationDescription
    CONSENT2 yearsYouTube sets this cookie via embedded youtube-videos and registers anonymous statistical data.
    uid1 year 1 monthThis is a Google UserID cookie that tracks users across various website segments.
    _ga2 yearsThe _ga cookie, installed by Google Analytics, calculates visitor, session and campaign data and also keeps track of site usage for the site's analytics report. The cookie stores information anonymously and assigns a randomly generated number to recognize unique visitors.
    _gat_gtag_UA_159840675_11 minuteSet by Google to distinguish users.
    _gid1 dayInstalled by Google Analytics, _gid cookie stores information on how visitors use a website, while also creating an analytics report of the website's performance. Some of the data that are collected include the number of visitors, their source, and the pages they visit anonymously.
    __gads1 year 24 daysThe __gads cookie, set by Google, is stored under DoubleClick domain and tracks the number of times users see an advert, measures the success of the campaign and calculates its revenue. This cookie can only be read from the domain they are set on and will not track any data while browsing through other sites.
    Advertisement
    Advertisement cookies are used to provide visitors with relevant ads and marketing campaigns. These cookies track visitors across websites and collect information to provide customized ads.
    CookieDurationDescription
    anj3 monthsAppNexus sets the anj cookie that contains data stating whether a cookie ID is synced with partners.
    CMID1 yearCasale Media sets this cookie to collect information on user behavior, for targeted advertising.
    CMPRO3 monthsCMPRO cookie is set by CasaleMedia for anonymous user tracking, and for targeted advertising.
    CMPS3 monthsCMPS cookie is set by CasaleMedia for anonymous user tracking based on user's website visits, for displaying targeted ads.
    CMRUM31 yearCMRUM3 cookie is set by CasaleMedia for anonymous user tracking based on user's website visits, for displaying targeted ads.
    CMST1 dayCasale Media sets this cookie to collect information on user behavior, for targeted advertising.
    DSID1 hourThis cookie is set by DoubleClick to note the user's specific user identity. It contains a hashed/encrypted unique ID.
    id1 year 1 monthSet by Google DoubleClick, this cookie is used to create user profiles to display relevant ads.
    IDE1 year 24 daysGoogle DoubleClick IDE cookies are used to store information about how the user uses the website to present them with relevant ads and according to the user profile.
    KADUSERCOOKIE3 monthsThe cookie, set by PubMatic, registers a unique ID that identifies a returning user's device across websites that use the same ad network. The ID is used for targeted ads.
    KTPCACOOKIE1 dayThe cookie, set by PubMatic, registers a unique ID that identifies a returning user's device across websites that use the same ad network. The ID is used for targeted ads.
    mc1 year 1 monthQuantserve sets the mc cookie to anonymously track user behaviour on the website.
    mdata1 year 1 monthThis cookie is used by Media Innovation group and registers a unique ID to identify a visitor on their revisit, in order to show them relevant ads.
    ov1 year 1 monthThis cookie is set by the provider mookie1.com. This cookie is used for serving the user with relevant content and advertisement.
    test_cookie15 minutesThe test_cookie is set by doubleclick.net and is used to determine if the user's browser supports cookies.
    uuid3 monthsMediaMath sets this cookie to avoid the same ads from being shown repeatedly and for relevant advertising.
    uuid23 monthsThe uuid2 cookie is set by AppNexus and records information that helps in differentiating between devices and browsers. This information is used to pick out ads delivered by the platform and assess the ad performance and its attribute payment.
    VISITOR_INFO1_LIVE5 months 27 daysA cookie set by YouTube to measure bandwidth that determines whether the user gets the new or old player interface.
    YSCsessionYSC cookie is set by Youtube and is used to track the views of embedded videos on Youtube pages.
    yt-remote-connected-devicesneverYouTube sets this cookie to store the video preferences of the user using embedded YouTube video.
    yt-remote-device-idneverYouTube sets this cookie to store the video preferences of the user using embedded YouTube video.
    Others
    Other uncategorized cookies are those that are being analyzed and have not been classified into a category as yet.
    CookieDurationDescription
    GoogleAdServingTestsessionNo description
    SAVE & ACCEPT
    Powered by CookieYes Logo