Τα συνέδρια και οι λοιπές συναντήσεις είναι μία μεγάλη πηγή κέρδους και κρατήσεων για τα ξενοδοχεία. Ποιες είναι οι διαδικασίες για ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα;
Αρχικά να αναφέρουμε ότι το τμήμα εκδηλώσεων και συνεδρίων σε ένα ξενοδοχείο συνήθως δημιουργείται σε μεγαλύτερα ξενοδοχεία ή αλυσίδες. Το τμήμα ονομάζεται banquet ή event ή conference department. Πρόκειται για ένα ξεχωριστό τμήμα που συνδέει το τμήμα πωλήσεων με το τμήμα διαχείρισης δωματίων και κρατήσεων.
Οι τύποι συνεδρίων και εκδηλώσεων είναι διάφορες. Όλες όμως μπορούν να διεξαχθούν στο χώρο ενός ξενοδοχείου, σύμφωνα με τις απαραίτητες προδιαγραφές που ορίζει ο διοργανωτής.
Ποιες είναι οι διαδικασίες όμως που πρέπει να κάνει το ξενοδοχείο πριν , κατά τη διάρκεια και μετά την εκδήλωση;
Διαδικασία 1: Σύνταξη προσφοράς μετά από ζήτηση.
Η ζήτηση είναι η ανάγκη του διοργανωτή και η προσφορά αυτό που μπορεί να προσφέρει το ξενοδοχείο για τις ανάγκες του διοργανωτή. Ο διοργανωτής, δηλαδή, στέλνει ένα αίτημα σχετικά με ημερομηνίες, διάρκεια, άτομα και συναφείς δραστηριότητες που επιθυμεί για τη διεξαγωγή του συνεδρίου-εκδήλωσης. Από τη μεριά του το ξενοδοχείο απαντά στις ανάγκες που μπορεί να καλύψει, με ποιον τρόπο και άλλες πιθανές επιπλέον εξυπηρετήσεις που μπορεί να προσφέρει.
Διαδικασία 2: Διερεύνηση χώρου
Στη συνέχεια ακολουθεί το λεγόμενο inspection του διοργανωτή (είτε είναι πράκτορας είτε κάποια εταιρεία είτε ιδιωτής). Ουσιαστικά γίνεται επί τόπου διευρεύνηση του χώρου για να αποφασίσει διοργανωτής και ξενοδοχείο αν καλύπτονται και στη πραγματικότητα οι ανάγκες ποσοτικά και ποιοτικά που έχουμε θέσει. Συνήθως τότε καταλήγουμε και σε μια πρώτη συμφωνία διεξαγωγής του συνεδρίου – εκδήλωσης στο χώρο του ξενοδοχείου.
Διαδικασία 3: Άτομα επικοινωνίας
Υποχρεωτικά, για να κρατήσουμε επαφή αλλά και να έχουμε διαρκώς επικοινωνία με τον πελάτη μας -πλέον- ορίζουμε τα άτομα επικοινωνίας που οφείλουν να έχουν επικοινωνία αμφίφρομα. Το ένα άτομα επικοινωνίας (συνήθως σε μεγάλα ξενοδοχεία είναι από το τμήμα πωλήσεων) επικοινωνεί για να ξεκαθαρίσει ότι εκκρεμότητες υπάρχουν και λεπτομέρειες. Για παράδειγμα ο αριθμός δωματίων και ο τύπος δωματίων που πιθανά χρειάζεται ο πελάτης.
Το άλλο άτομα επικοινωνίας, που είναι και το πλέον σημαντικό, είναι από το τμήμα εκδηλώσεων του ξενοδοχείου γιατί ουσιαστικά είναι αυτό που διευθετεί στη ουσία το όλο project. Το άτομο αυτό ουσιαστικά είναι που μπορεί να αυξήσει πρακτικά και το συνολικό έσοδο από την συγκεκριμένη συμφωνία.
Διαδικασία 4: Η συμφωνία
Ο υπεύθυνος από το τμήμα εκδηλώσεων του ξενοδοχείου, και μάλλον το άτομο επικοινωνίας που έχει οριστεί, οφείλει να στείλει μία ολοκληρωμένη προσφορά – συμφωνία. Αυτή πρέπει να συμφωνηθεί και να υπογραφεί για να καταχωρηθεί και να αρχίσουν και οι τυπικές διαδικασίες μεταξύ των συναλλασσόμενων.
Η συμφωνία περιλαμβάνει τις συμφωνηθείσες τιμές, του επιλεγμένους χώρους, τον αριθμό και το είδος γευμάτων, τα άτομα που συμμετέχουν καθώς και ότι αφορά τις κρατήσεις δωματίων. Ακόμη περιλαμβάνει τα coffee breaks ή επιπλέον εκδηλώσεις όπως πχ. Gala Dinner ή διοργάνωση επίσκεψης σε εξωτερικό χώρο. Συγκεκριμένα, για εξωτερικές δραστηριότητες, το ξενοδοχείο μπορεί να συνεργαστεί με κάποιο τοπικό γραφείο που γνωρίζει το είδος και θα θα εξασφάλιση την καλύτερη δυνατή παροχή, τις μεταφορές κτλ.
Τέλος, οφείλουμε να συμπεριλάβουμε λοιπές απαιτήσεις του πελάτη, όπως είναι το late check out ή φύλαξη αποσκευών σε ξεχωριστό χώρο πριν την αναχώρηση ή λήξη της εκδήλωσης.
Διαδικασία 5: Ο συντονιστής
Στην έναρξη, κατά τη διάρκεια και μέχρι τη λήξη του συνεδρίου – εκδήλωσης υπάρχει ένα άτομο που συντονίζει διοργανωτές και ξενοδοχείου άμεσα.
Ο conference coordinator ή banquet coordinator (ή οποιοδήποτε τίτλο δίνει το ξενοδοχείο στον εκάστοτε άνθρωπο με αυτά τα καθήκοντα) είναι ο άνθρωπος- κλειδί που επικοινωνεί με όλους και “τρέχει” όλο το συνέδριο. Όλες οι λεπτομέρειες περνάνε από αυτόν για να υπάρχει άμεσα μία λύση.
Ειδικές απαιτήσεις που υπάρχουν για το μενού όπως πχ. vegan menu δίνεται άμεσα από τον συντονιστή στον chef, αλλαγές στα δωμάτια ή αύξηση κρατήσεων δίνεται άμεσα από τον συντονιστή στον Room Division Manager, τεχνικά προβλήματα που μπορεί να προκύψουν κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης λύνονται άμεσα με επέμβαση του συντονιστή.
Όπως καταλαβαίνουμε λοιπόν, ο ρόλος είναι απαιτητικός και ο άνθρωπος ευρυματικός και επικοινωνιακός. Απαιτείται να είναι εκεί παρών καθ’όλη τη διάρκεια και σαφώς να διατηρεί την άψογη συνεργασία – αν μπορεί- και για το επόμενο συνέδριο – εκδήλωση.
Χρήσιμοι σύνδεσμοι:
Σύνδεσμος Ελλήνων Επαγγελματιών Οργανωτών Συνεδρίων – HAPCO
Τα συνεδριακά κέντρα των Αθηνών – εκτός των ξενοδοχείων
Όμιλοι ξενοδοχείων που ξεχωρίζουν για τις συνεδριακές τους εγκαταστάσεις
Το άρθρο υπογράφει η ομάδα της TourisThings.gr
*Για ερωτήσεις, σχόλια και προτάσεις επικοινωνήστε μαζί μας στο info@touristhings.gr!