Βασικές αρμοδιότητες του Reservations Manager

Το τμήμα κρατήσεων ξενοδοχείων απαιτεί άτομα με ιδιαίτερες ικανότητες και οι αρμοδιότητες του είναι πολύ συναφείς με αυτού του τμήματος υποδοχής και πωλήσεων. Ποιος είναι ο “μαέστρος” όμως αυτών των διαδικασιών;

Δείτε παρακάτω ποιες είναι οι αρμοδιότητες του Reservation Manager!

Έχουμε αναφέρει τα χαρακτηριστικά και τους τύπους κρατήσεων ενός ξενοδοχείου. Κύριος υπεύθυνος είναι ο Διευθυντής Κρατήσεων ή Reservations Manager όπως συνηθίζεται να αναφέρεται παγκοσμίως.

Ποιες είναι όμως οι κύριες αρμοδιότητες του προϊσταμένου/ης κρατήσεων;

Αρχικά, πρέπει να τονίσουμε πως η θέση του διευθυντή κρατήσεων συνήθως υπάρχει σε μεγάλα ξενοδοχεία (μεγάλης δυναμικότητας) ενώ σε μικρότερα καταλύματα το ρόλο του γενικού διαχειριστή κρατήσεων τον έχει ο προϊστάμενος υποδοχής ή ακόμα και ο ιδιοκτήτης.

Ο Reservations Manager, όπως και κάθε προϊστάμενος τμήματος, έχει κύρια ευθύνη για την ομαλή λειτουργία του τμήματος, και πιο συγκεκριμένα για την ορθή και συνεχή καταχώρηση κρατήσεων.

Πιο συγκεκριμένα, ο reservations manager οφείλει να ελέγχει (ή και να καταχωρεί) νέες κρατήσεις από όλα τα κανάλια διανομής κρατήσεων αλλά και να φροντίζει για την τακτική “εκκαθάριση” κρατήσεων.

Η “εκκαθάριση” κρατήσεων είναι κρίσιμης σημασίας για τον έλεγχο μελλοντικών κερδών και πληρότητας του καταλύματος, αφού πρέπει να ελέγχουμε ακυρώσεις, μεταβολές και -πιθανά- μη εγγυημένες κρατήσεις, ενώ ταυτόχρονα να ανανεώνουμε τις αντίστοιχες λίστες κρατήσεων.

Επιπλέον, μετά τον πρωινό έλεγχο αφίξεων και αναχωρήσεων ημέρας,οφείλει να ελέγχει τις λίστες αφίξεων της επόμενης μέρας πριν παραδοθούν στο τμήμα υποδοχής, αλλά και να ενημερώνει για τις ιδιαίτερες απαιτήσεις που προκύπτουν από τον πελάτη αντίστοιχα.

Ακόμη, μαζί με τον front office manager (ή room division manager σε μεγαλύτερες ξενοδοχειακές μονάδες) έχει την πλήρη ευθύνη για σύναψη συμβολαίων ομαδικών κρατήσεων. Εκτός από τα συμβόλαια όμως έχει πλήρη ευθύνη για τη σύνταξη προσφορών που αποστέλλονται στα συνεργαζόμενα τουριστικά γραφεία ή εταιρείες.

Έχει ευθύνη και πλήρη αρμοδιότητα για την λειτουργική οργάνωση του τμήματος.

Αυτό περιλαμβάνει καθημερινό έλεγχο μεμονωμένων κρατήσεων, groups ή και συμβόλαια allotment και μηνιαίο πλάνο κρατήσεων (ή όποιο χρονικό διάστημα ζητηθεί από τη διοίκηση).

Ακόμη βέβαια, η οργάνωση του τμήματος αφορά και το προσωπικό που απαρτίζει το τμήμα κρατήσεων και διοικεί ο προϊστάμενος.

Έργο του είναι η συνεχής και σωστή εκπαίδευση του προσωπικού, η οργάνωση και εκπαίδευση σε πρωτόκολλα λειτουργίας του τμήματος κρατήσεων καθώς και αξιόλογηση του προσωπικού.

Τέλος, αυτό που πρέπει να αναφέρουμε ξεχωριστά, γιατί πολλά στελέχη δε το σπουδαιολογούν, είναι η στατιστική καταγραφεί τον κρατήσεων. Τι εννοούμε με αυτό;

Κατά τη καταχώρηση κρατήσεων πρέπει να καταγράφουμε και οποιοδήποτε δημογραφικό στοιχείο προκύπτει, όπως εισόδημα, εθνικότητα, ηλικία, πηγή κράτησης αλλά και ιδιαίτερες προτιμήσεις πελατών. Ακόμη και αν όλα αυτά τα στοιχεία δεν είναι διαθέσιμα κατά τη κράτηση, πρέπει να συντονιστεί και το τμήμα υποδοχής έτσι ώστε να συμπληρώνει τα απαραίτητα στοιχεία.

Είναι κρίσιμης σημασίας το παραπάνω για το ξενοδοχείο αφού, μπορούμε να αντλήσουμε χρήσιμες και απαραίτητες πληροφορίες που αφορούν τόσο τη βελτιστοποίηση της άμεσης λειτουργίας του ξενοδοχείου, όσο και τις ενέργειες μάρκετινγκ και πωλήσεων που μπορούν να πραγματοποιηθούν μελλοντικά.

Το άρθρο υπογράφει η ομάδα της TourisThings.gr

*Για ερωτήσεις, σχόλια και προτάσεις επικοινωνήστε μαζί μας στο info@touristhings.gr!