Το τμήμα πωλήσεων και μάρκετινγκ των ξενοδοχειακών μονάδων, πολύ περισσότερο μεγαλύτερων μονάδων 4* και 5*, έχουν ένα ξεχωριστό τμήμα πωλήσεων που διαχειρίζεται τα συμβόλαια για την κάλυψη κρατήσεων σε μεγαλύτερη χρονική διάρκεια.
Οι τύποι συμβολαίων είναι είτε κρατήσεις με συμβόλαιο- allotment είτε κρατήσεις με συμβόλαιο – guarantee. Αυτά τα δύο συμβόλαια ξενοδοχείων έχουν πολλές ομοιότητες αλλά και καίριες διαφορές.
Ομοίως, και οι δύο τύποι συμβολαίων, αφορούν έγγραφες συμφωνίες που συνάπτονται μεταξύ ξενοδοχειακών μονάδων και τουριστικών γραφείων ή tour operator και αποτελούν μία από τις συνηθέστερες μορφές κρατήσεων στον τουριστικό κλάδο.
Πιο συγκεκριμένα, οι κρατήσεις με συμβόλαιο allotment είναι αυτές οι έγγραφες συμφωνίες που αφορούν την κράτηση συγκεκριμένου αριθμού δωματίων για συγκεκριμένη χρονική περίοδο (από τη μεριά του καταλύματος) και την προϋπόθεση συνεχούς αποστολής εναλασσόμενων πελατών (από τη μεριά του τουριστικού γραφείου ή του tour operator).
Αντίστοιχα, οι κρατήσεις Guarantee ή Commitment, αφορούν τη κράτηση μεγάλου αριθμού δωματίου ή και ολόκληρου του ξενοδοχείου για ορισμένη χρονική περίοδο σε μία συγκεκριμένη τιμή.
Η μόνη προϋπόθεση είναι ότι το συμφωνηθέν ποσό αποδίδεται στο ξενοδοχείο ανεξάρτητα με το αν θα νοικιαστούν τα δωμάτια ή όχι. Φαίνεται μία λύση ελκυστική, δεδομένου ότι εξασφαλίζει την απόδοση χρημάτων για τον ιδιοκτήτη, όμως συνήθως οι τιμές είναι φθηνότερες από κάθε άλλη περίπτωση καθώς ακόμη, δε μπορεί να γίνει διαχείριση αύξησης του revenue.
Τι θα πρέπει όμως να αναγράφεται στο συμβόλαιο για να “καλύπτει” και τις δύο πλευρές;
- Ονομασία, κατηγορία , αριθμό ειδικού σήματος λειτουργίας του ξενοδοχείου.
- Ακριβή διεύθυνση και τοποθεσία ξενοδοχείου
- Συνολικό αριθμό δωματίων του ξενοδοχείου και τον αντίστοιχο αριθμό που διατίθεται για το συμβόλαιο.
- Το τύπο δωματίων και τον αντιστοιχο αριθμό τους.
- Συμφωνηθείσα τιμή ανά τύπο, περίοδο και υποπερίοδο λειτουργίας του ξενοδοχείου.
- Ακριβής χρονική περίοδος μίσθωσης και προϋποθέσεις δυνατότητας ανανέωσή της.
- Χρονικό διάστημα που μεσολαβεί για επιβεβαίωση κράτησης ανάλογα με τη περίοδο-υποπερίοδο.
- Ακριβή ώρα άφιξης και αναχώρησης των πελατών από το ξενοδοχείο.
- Προσδιορισμός τιμών, αν αφορούν δωμάτιο ανά διανυκτέρευση ή άτομο ανά διανυκτέρευση.
- Ακριβής παροχές ξενοδοχείου και αν έχουν έξτρα χρέωση.
- Αν υπάρχουν εκπτώσεις και αναλυτικά τη περιγραφή τους.
- Ακριβής περιγραφή για προϋποθέσεις early booking.
- Περιγραφή επί πρόσθετων χρεώσεων δωματίου
- Πρόβλεψη περιπτώσεων ανωτέρας βίας
- Καταγραφή συμφωνηθέντων προκαταβολών, με ημερομηνίες τόσο των προκαταβολών όσο και των υπόλοιπων προγραμματισμένων καταβολών.
- Καταγραφή προμήθειας τουριστικού γραφείου.
- Πρόβλεψη καταβολής αποζημίωσης στο τουριστικό γραφείο ή tour operator σε περίπτωση που το ξενοδοχείο περιλαμβάνει δωμάτια στο συμβόλαιο χωρίς άδεια λειτουργίας ή ειδικό σήμα. Επιπλέον κάλυψη σε περίπτωση διπλού allotment από τα ξενοδοχεία.
- Καταγραφή πως το φωτογραφικό και διαφημιστικό υλικό είναι ρεαλιστικό και μη παραπλανητικό.
- Καταγραφή τήρησης από το ξενοδοχείο συμφωνημένου πακέτου διατροφής των πελατών .
- * Οφείλεται επιπλέον να αναγράφεται στο συμβόλαιο πως, σε περίπτωση αλλαγής ιδιοκτησιακού καθεστώτος του καταλύματος, τα χρήματα προκαταβολής θα μεταφέρονται και θα υπολογίζονται κανονικά και από τους καινούριους ιδιοκτήτες ή εταιρεία.
Το άρθρο υπογράφει η ομάδα της Touristhings.gr
*Για ερωτήσεις, σχόλια και προτάσεις επικοινωνήστε μαζί μας στο info@touristhings.gr!
